Opis programu

Skuteczne funkcjonowanie firmy w warunkach otwartego rynku Unii Europejskiej wymaga zaawansowanych, a jednocześnie przyjaznych narzędzi, które oprócz możliwości ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych, przedstawiają pełny obraz działalności operacyjnej i finansowej firmy.

Takim rozwiązaniem jest COMARCH OPT!MA - zawsze zgodny z przepisami program do zarządzania, obsługi sprzedaży, księgowości, kadr i płac. Program, który wspomaga prowadzenie firmy oraz stanowi doskonałe narzędzie pracy dla biura rachunkowego. Dzięki dedykowanemu modułowi Biuro Rachunkowe, COMARCH OPT!MA staje się najlepszym na rynku programem do zarządzania biurem rachunkowym i kancelarią na wszystkich etapach obsługi klienta.

COMARCH OPTiMA pracuje w środowisku Microsoft Windows. Umożliwia pracę w wersji jednostanowiskowej, jak również pozwala na efektywną pracę w sieci. Modułowa budowa COMARCH OPT!MA daje możliwość elastycznego dopasowania systemu do potrzeb każdej firmy.

Ergonomiczny i przyjazny interfejs programu ułatwia pracę z systemem nie tylko zaawansowanym użytkownikom ale i rozpoczynającym pracę z COMARCH OPT!MA.

Unikalną cechą jest możliwość wynajmowania programu przez Internet za pośrednictwem platformy ASP - COMARCH Online. (www.COMARCH.com.pl/COMARCHonline). Wybór COMARCH Online ułatwia nowoczesne zarządzanie firmą, a także pozwala ograniczyć koszty związane z informatyzacją firmy. Wykorzystując Internet Uż?ytkownicy otrzymują dostęp do informacji o firmie przez 24 godziny na dobę z dowolnego miejsca na świecie, dzięki czemu mogą oferować wyższą jakość świadczonych usług oraz sprawną obsługę klienta.

COMARCH OPT!MA umożliwia elektroniczną wymianę dokumentów z więszością sieci handlowych przez wbudowaną opcję EDI (Electronic Data Interchange) oraz dołączone oprogramowanie COMARCH ECOD Connector.

System współpracuje z urządzeniami zewnętrznymi typu: kasy fiskalne, drukarki fiskalne oraz drukarki etykiet oraz kodów kreskowych.

Technologia

Program COMARCH OPT!MA wyposażony jest w nowoczesną technologię Microsoft SQL Server 2000, zapewniając bezawaryjność pracy i bezpieczeństwo danych. Współpracuje z innymi aplikacjami (doskonale integruje się z Microsoft Office 2003). Program jest konfigurowalny, dzięki czemu użytkownicy mogą dostosować go do indywidualnych potrzeb każdej małej i średniej firmy. Zastosowane rozwiązania wpływają na znaczną automatyzację pracy firmy.

Moduły

COMARCH OPT!MA składa się z następujących modułów:

• Kasa/Bank
• Faktury
• Środki Trwałe
• Detal
• Handel
• Analizy
• CRM
• Księga Podatkowa
• Księga Handlowa
• Księga Handlowa Plus
• Płace i Kadry
• Płace i Kadry Plus
• Biuro Rachunkowe.

Kasa/Bank

Moduł Kasa/Bank to centralne miejsce, w którym zbierane są wszystkie dane o wpływach i wydatkach firmy. Dzięki informacjom tu zawartym, możliwe są nie tylko bieżące analizy przepływu środków pieniężnych i ich kontrola, ale również generowanie prognoz. Program COMARCH OPT!MA zapewnia elektroniczne przesyłanie danych do banku (pozwala na przygotowanie i wysłanie do wskazanego banku zestawu przelewów w standardach Eliksir-0, Kredyt Bank i Video TEL, BRESOK). Program otrzymał certyfikat BPH BANKOWOŚĆ ELEKTRONICZNA SILVER CERTIFIED PARTNER, potwierdzający dostosowanie programu w zakresie exportu płatności do formatu zgodnego z MultiCash PRO oraz BusinesNet, używanego przez Bank BPH.

W module dostępne są funkcje umożliwiające generowanie ponagleń zapłaty i not odsetkowych dla wybranych podmiotów. Istnieje również możliwość pracy na dowolnej ilości rejestrów kasowych i bankowych. Program umożliwia automatyczne rozliczanie planowanych płatności z wprowadzonymi zapisami kasowymi i bankowymi.

Moduł Kasa/Bank nie może działać samodzielnie. Do uruchomienia modułu wymagana jest licencja na dowolny moduł programu COMARCH OPT!MA.

Preliminarz płatności Ponadto COMARCH OPT!MA Kasa/Bank to:

• kontrolowanie poprawności numerów kont zgodnie z ogólnie przyjętymi algorytmami
• zapisy w Preliminarzu Płatności oraz w opcji Rozliczenia
• możliwość seryjnego rozliczania dokumentów
• automatyczne rozliczanie planowanych płatności z wprowadzonymi zapisami kasowymi
• możliwość gromadzenia informacji z różnych modułów księgowych (np. planowane lub dokonane płatności związane z podatkami czy zapaty za faktury kosztowe)
• możliwość importu i aktualizacji listy banków z plików udostępnianych przez Krajowa Izbą Rozliczeniową (KIR)
• możliwość prowadzenia i rozliczania kasy oraz rachunków bankowych w walutach obcych

Rozliczenia z kontrahentem Faktury

Moduł Faktury umożliwia łatwe wystawianie dokumentów sprzedaży (faktury można wystawiać w cenach "od netto" lub "od brutto") i zapewnia pełną integrację z dokonywanymi płatnościami. Użytkownicy programu mogą określić dowolny system numeracji faktur. Możliwe jest prowadzenie kartotek towarów/usług, ustalanie 4 cen sprzedaży oraz szczegółowych warunków handlowych dla Kontrahenta. Wygląd graficzny faktur można dowolnie definiować, dotyczy to układu kolumn, jak i nagłówka faktury, gdzie można umieścić logotyp firmy.

Program pozwala na wystawianie dokumentów również w walutach obcych, a na dokumencie sprzedaży można określić walutę, rodzaj kursu i aktualny przelicznik. Program jest dostosowany do nowych przepisów dotyczących wymiany handlowej z kontrahentami z Unii Europejskiej umożliwiając m. in. rejestrowanie wewnątrzwspólnotowych transakcji nabycia oraz dostawy, a także transakcji trójstronnych (pośrednictwa sprzedaży). Od 1 maja 2004 obowiązuje również nowa deklaracja INTRASTAT rejestrująca przemieszczanie się towarów w ramach Unii Europejskiej. W programie COMARCH OPT!MA można przygotować uproszczoną deklarację, zapisać ją w postaci elektronicznej i przesłać do właściwej Izby Celnej.

Specjalną ofertę stanowi dodatkowa aplikacja COMARCH OPT!MA Ofertowanie, która usprawnia przygotowanie oferty handlowej, w oparciu o aktualne dane pobierane bezpośrednio z systemu. Dodatkowo pozwala ona na indywidualizowanie dokumentów, dzięki opcjom zarządzania fragmentami opisowymi. Zapisywanie oraz przekształcanie przygotowanych ofert jako faktury pro-forma w programie COMARCH OPT!MA pozwala na zautomatyzowanie ciągu logistycznego w firmie bez ryzyka popełniania błędów.

Dostępna opcja "łatwa sprzedaż" pozwala na znaczne skrócenie całego procesu wystawiania dokumentów sprzedaży, który ogranicza się do 3 kroków: zaznaczenie towarów i określenie ilości, wybór dokumentu (faktura, paragon), wybór kontrahenta na dokumencie.

Program wyposażony jest w specjalne alternatywne okno sprzedaży detalicznej.

Moduł Faktury współpracuje z kasami fiskalnymi (Optimus IC), drukarkami fiskalnymi, drukarkami etykiet, drukarkami kodów kreskowych oraz czytnikami kodów kreskowych.

Dołączane do COMARCH OPT!MA oprogramowanie ECOD Connector pozwala na elektroniczną wymianę dokumentów z partnerami handlowymi, m. in. z sieciami handlowymi. Eksport faktur, jak i korekt do faktur, realizowany jest w standardzie EDI (Electronic Data Interchange).

Okno sprzedaży dedykowanej Ponadto COMARCH OPT!MA Faktury to:

• ewidencjonowanie towarów i usług
• rejestrowanie faktur sprzedaży i zakupu
• obsługa kodów kreskowych
• kontrola stanów towarów
• definiowalny wygląd faktury
• zapisy do bufora (bufor stanowi wstępne ujęcie zapisów bez konieczności dokonywania korekt)
• automatyczne zapisy do modułu Kasa/Bank
• pełna integracja z pozostałymi modułami
• możliwość wydruku przy zatwierdzaniu faktur wraz ze skojarzonymi dokumentami kasowymi i magazynowymi

Faktura sprzedaży Handel

Moduł Handel pozwala na prowadzenie pełnej gospodarki magazynowej przy zastosowaniu automatycznej wyceny magazynu. Pracując na programie, Użytkownicy prowadzą i zarządzają gospodarką magazynową przy zastosowaniu rozliczania kosztu własnego sprzedaży jedną z czterech metod: FIFO, LIFO, AVCO, QUAN.

COMARCH OPT!MA zapewnia skuteczne prowadzenie kilku magazynów. Użytkownicy systemu, chcąc usprawnić obsługą magazynu, mogą wykorzystać funkcję automatycznego generowania dokumentów, np.: faktury na podstawie Wydania Zewnętrznego (WZ)/Przyjęcia Zewnętrznego (PZ), Przyjęcia Zewnętrznego na podstawie zamówienia. Moduł Handel pozwala także na generowanie jednej faktury z kilku dokumentów magazynowych.

Program umożliwia ewidencjonowanie towarów prostych i złożonych (kompletacja). Kompletacja towarów złożonych odbywa się na podstawie określonych przez Użytkownika receptur.

Lista zasobów Ponadto COMARCH OPT!MA Handel to:

• ewidencja dokumentów handlowych związanych zarówno z rezerwacjami i zamówieniami towarów jak również ze sprzedażą i zakupami
• obsługa fatur zaliczkowych
• ewidencja dokumentów magazynowych zewnętrznych (PZ, WZ), wewnętrznych (BO, PW, RW, MM, AI - arkusze inwentaryzacyjne) z możliwością zapisu do bufora
• duża swoboda ustalania schematu obiegu dokumentów w firmie, dzięki możliwości ich przekształcania (np. Faktura Pro-Forma do Faktura Sprzedaży do Wydania Zewnętrznego)
• kompletacja i dekompletacja towarów
• kontrola ilości na dokumentach rozchodowych
• wielomagazynowość
• obsługa przesunięć międzymagazynowych zarówno w magazynach lokalnych jak również w oddziałach rozproszonych
• obrót opakowaniami kaucjonowanymi z możliwoscią fakturowania opakowań niezwróconych w terminie
• szeroki system rabatowania
• pełna informacja o stanach magazynowych (ilości towaru, jego rezerwacjach i brakach, zamówieniach itp.)
• rozbudowany system korygowania dokumentów

Przyjęcie zewnętrzne Detal

COMARCH OPT!MA Detal to specjalnie zaprojektowane okno obsługujące szybką sprzedaż detaliczną. Jest to aplikacja ściśle powiązana z COMARCH OPT!MA i mająca na celu uproszczenie pracy sprzedawców do minimum. Łatwa obsługa, współpraca z ekranami dotykowymi i czytnikami kodów kreskowych oraz niezwykle czytelny interfejs czyni z okna sprzedaży detalicznej doskonałe narzędzie do pracy w sklepach.

Podstawowe okno sprzedaży

Specjalnie przygotowany interfejs zapewnia łatwą obsługę wszystkich funkcji.

Podstawowe funkcje programu:

• sprzedaż
  • paragony
  • faktury VAT
• możliwość wyliczania ilości na podstawie wartości
• współpraca z drukarkami fiskalnymi, czytnikami kodów kreskowych oraz ekranami dotykowymi
• przypisanie kilku form płatności do jednej sprzedaży
• możliwość rabatowania
• możliwość pracy kilku sprzedawców
• rozliczanie sprzedawców
• rozliczanie kas (KP, KW)
• dodawanie nowych kontrahentów i poprawianie danych dotychczasowych
• pełna integracja z programem COMARCH OPT!MA

Wybór formy płatności

Duże, czytelne przyciski usprawniają pracę, a przypisanie do każdej funkcji klawiszu skrótu pozwala na pracę bez myszy komputerowej.

Edycja danych kontrahenta

Program może być wykorzystywany w standardowych instalacjach COMARCH OPT!MA lub być stanowiskiem sprzedaży w oddziale handlowym, gdzie centrala pracuje na systemie COMARCH XL. Funkcjonalność oraz ergonomia pracy powodują, że praca z oknem Detal staje się łatwa i niezwykle intuicyjna.

Analizy

Moduł Analizy to przydatne narzędzie pracy dla kadry zarządzającej służące do przygotowania i prezentacji danych w dowolnym przekroju. Moduł znacznie ułatwia podejmowanie właściwych decyzji biznesowych. Z programu można uzyskać kilkaset różnego rodzaju analiz, wykorzystujących dane ze wszystkich modułów systemu m.in.:

COMARCH OPT!MA Faktury:

• analiza sprzedaży:
  • wg towarów
  • wg kontrahentów
  • wg kategorii

COMARCH OPT!MA Handel:

• analiza dokumentów magazynowych (PZ/WZ, PW/RW oraz MM) ze względu na:
  • towar
  • kontrahenta
  • kategorię

Analiza sprzedaży wg towaróww dla określonej grupy

COMARCH OPT!MA Kasa/Bank:

• analiza stanu środków pieniężnych na rachunkach bankowych, płatności
• struktura należności i zobowiązań
• zestawienie największych wierzycieli i dłużników

COMARCH OPT!MA Księga Handlowa:

• zestawienie przychodów i kosztów
• obroty kont w różnych przekrojach
• obroty w dziennikach

Obroty i salda na koncie

COMARCH OPT!MA Środki Trwałe:

• analiza struktury majątku
• analiza struktury kosztów amortyzacji

COMARCH OPT!MA Płace i Kadry:

• struktura zatrudnienia, fluktuacja kadr
• czas pracy w miesiącu i nieobecności z możliwością porównania za wiele miesięcy
• zestawienia dotyczących wypłat, kosztów wynagrodzeń, narzuty na wynagrodzenia

Wyniki przedstawiane są jako zestawienia, tabele zmiennych oraz w postaci dynamicznych wykresów: kołowych, słupkowych, liniowych.

Struktura zatrudnienia wg stanowisk CRM

Moduł CRM umożliwia obsługę Klientów firmy poprzez rejestrację kontaktów (opis przebiegu rozmowy, czas rozmowy itp.) oraz planowanie zadań do wykonania (opiekun zadania, termin realizacji zadania, priorytet, procent wykonania zadania itp.). Dzięki modułowi CRM można rejestrować kontakty z Klientami na kolejnych etapach sprzedaży. Program umożliwia kojarzenie dokumentów oraz plików z określonym kontaktem lub zadaniem.

Lista zadań i kontaktów

Moduł CRM w programie COMARCH OPT!MA realizuje scenariusz rejestracji zadań i kontaktów z klientami:

• rejestrację kontaktów z klientami w najprostszej postaci (klient, data, rozmawiający, opis przebiegu rozmowy, czas rozmowy itp.
• harmonogramowanie zadań i rejestracja wykonanych czynności (opiekun zadania, termin realizacji zadania, priorytet, procent wykonania zadania itp.)
• analiza czasu/kosztu kontaktów w rozbiciu na poszczególnych klientów przy założonej stawce godzinowej

Formularz kontaktu Księga Podatkowa

Moduł Księga Podatkowa - obejmuje funkcjonalnie obsługę księgową firmy, rozliczającą się z Urzędem Skarbowym na podstawie księgi przychodów i rozchodów lub prowadzącą ewidencję przychodów objętych zryczałtowanym podatkiem dochodowym. Płatnikom podatku od towarów i usług moduł ten pozwala na prowadzenie podstawowych ewidencji: Rejestrów zakupów i sprzedaży VAT, umożliwia również podział rejestrów na dowolne rejestry cząstkowe. COMARCH OPT!MA pozwala również na prowadzenie ewidencji pomocniczych: wynagrodzeń, spis z natury, rozliczenie samochodów. Moduł ten pozwala na drukowanie deklaracji podatkowych: VAT-7, VAT-7K, PIT-5, PIT-5L, PIT-4.

Księga Podatkowa

Moduł Księga Podatkowa to:

• pełna zgodność z Rozporządzeniem w Sprawie Prowadzenia Książki Przychodów i Rozchodów
• możliwość księgowania do bufora (bufor stanowi wstępne ujęcie zapisów bez konieczności dokonywania korekt)
• możliwość walidowania dostępu do poszczególnych funkcji programu
• możliwość agregowania danych z kilku działalności na jedną deklarację PIT-5 lub PIT-5L
• możliwość przygotowania zestawienia ułatwiającego przygotowanie deklaracji PIT-36 oraz PIT-36L
• współpraca z modułem Analiz
• pełna integracja z pozostałymi modułami

Deklaracja VAT Środki Trwałe

Moduł Środki Trwałe - moduł pozwala na prowadzenie ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Automatycznie generuje dokumenty OT i LT. Na podstawie wprowadzonych informacji o poszczególnych środkach Użytkownik automatycznie generuje odpisy amortyzacyjne (metoda liniowa, degresywana jednorazowa) oraz plan amortyzacyjny. Program uwzględnia szczególne przypadki amortyzacji: amortyzacja sezonowa, ulgi inwestycyjne, ograniczenie wartości środka trwałego. Moduł pozwala na prowadzenie i drukowanie ewidencji wyposażenia, która wymagana jest rozporządzeniem w sprawie prowadzenia księgi przychodów i rozchodów.

Karta środka trwałego

Program posiada kompletną księgę inwentarzową, umoż?liwiającą m.in.:

• prowadzenie ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych
• rejestrację "historii" środka trwałego, związaną ze zmianami jego wartości
• tworzenie planu amortyzacji środka trwałego zarówno dla typowych jak i dla niestandardowych okresów obrachunkowych
• automatyczne księgowanie miesięcznych odpisów amortyzacyjnych do księgi
• ujęcie amortyzacji w aspekcie bilansowym i podatkowym dla środków trwałych i wartości materialnych i prawnych

Księga Handlowa

Moduł Księga Handlowa - moduł pozwala na prowadzenie księg rachunkowych zgodnie z Ustawą o Rachunkowości oraz przepisami związanymi z integracją europejską.

Podstawowe funkcje modułu to:

• możliwości tworzenia wielopoziomowego planu kont
• podział na dzienniki cząstkowe
• zestawienie obrotów i sald za dowolny okres (przeglądanie kont syntetycznych i analitycznych)
• możliwość wykorzystania schematów księgowych
• dowolne definiowanie oraz wydruk zestawień, w tym bilansu, rachunku zysku i strat oraz sprawozdania z przepływu środków pieniężnych, raporty rozbudowane o prefiks kraju w numerze NIP kontrahenta
• prowadzenie pełnej ewidencji VAT oraz wydruk deklaracji VAT-7 i VAT-7K, VAT UE
• deklaracje podatkowe PIT-5, PIT-5 L oraz CIT-2
• Kwartalna Deklaracja Podsumowująca (VAT-UE A i B) pokazująca, z jakim kontrahentem w Unii Europejskiej polski podatnik przeprowadził w danym kwartale transakcje handlowe.

Oprócz funkcji opartych na ogólnych zasadach prowadzenia rachunkowości moduł dostarcza szeroki wachlarz informacji z zakresu analizy finansowej firmy. Program został przygotowany specjalnie dla biur rachunkowych oraz przedsiębiorstw, których forma prawna lub wielkość obrotów zobowiązują do prowadzenia księg handlowych. Program umożliwia kompleksową obsługą księgowości. Większość parametrów programu może być modyfikowana i dostosowana do potrzeb Użytkownika. Duż?a elastyczność powoduje, że jest on otwarty na wiele sugestii operatora. Posiada jeszcze jedną ważną cechę - jest na bieżąco aktualizowany w stosunku do zmieniających się przepisów.

Schemat księgowy

Moduł podstawowy Księga Handlowa umożliwia:

• prowadzenie pełnej księgowości w formie dzienników cząstkowych oraz zestawienie tych dzienników zgodnie z wymogami ustawy
• prowadzenie bufora księgowań (bufor stanowi wstępne ujęcie zapisów bez konieczności dokonywania korekt)
• oddzielne ewidencjonowanie dokumentów, które nie są fakturami VAT np. dowody wewnętrzne, polisy ubezpieczeniowe, zlecenia itp.
• prowadzenie ewidencji pomocniczej:
  • Rejestry VAT (rozbudowane zgodnie z nową ustawą o VAT, możliwość podziału na dowolne rejestry cząstkowe)
  • Raporty kasowo/bankowe
• wykorzystanie funkcji wzorców księgowań (automatyczne dekretowanie dokumentów na podstawie schematów tworzonych przez Użytkownika w oparciu o własny plan kont). Wzorce księgowań dotyczą:
  • rejestrów VAT
  • raportów kasowo/bankowych
  • listy płac z modułu Płace i Kadry
  • dokumentów handlowych (faktury sprzedaży oraz zakupu)
  • dokumentów magazynowych (np. MM, PW, RW itp.)
  • odpisów amortyzacyjnych, deklaracji
• księgowania okresowe - dokonywane regularnie (np. co miesiąc, kwartał)
• możliwość zaksięgowania dokumentów bezpośrednio z innych modułów np. list płac z modułu Płace i Kadry lub dokumentów OT, LT z modułu Środki Trwałe
• możliwość jednoczesnej pracy na dwóch okresach obrachunkowych
• różnego rodzaju zestawienia w tym:
  • bilans firmy
  • rachunek zysków i strat
  • przepływy środków pieniężnych
  • kontrola kręgu kosztów
• współpraca z modułem Analizy

Moduł rozszerzony Księga Handlowa Plus zawiera dodatkowo:

• obsługę kont walutowych
• możliwość wprowadzenia do systemu Bilansu Otwarcia w walucie dla kont walutowych
• dołożony został dodatkowy parametr pozwalający na przeliczenie obrotówki w konkretnej walucie obcej oraz sporządzenie wydruków w zadanej walucie
• z poziomu obrotówki jest dostępna funkcja Kontroli sald kont rozrachunkowych. Funkcja ta, w przypadku włączonego modułu Księga Handlowa Plus, została rozbudowana o możliwość podglądnięcia zapisów również w walucie obcej
• dodano test na sprawdzenie poprawności waluty na koncie księgowym i dekretach
• jeśli użytkownik korzysta z tego modułu to posiada możliwość uzyskania informacji o obrotach i saldach danego konta w walucie
• możliwość wprowadzania dokumentów w walutach do rejestrów VAT i rozliczanie podatku VAT przeliczanego po ustalonym kursie

Plan kont