System Gastro. Nowoczesne zarządzanie lokalem gastronomicznym.

System Gastro stanowi kompleksowe rozwiązanie do prowadzenia sprzedaży, rozliczenia oraz kontroli utargów, magazynów i kalkulacji w gastronomii. Z programów Gastro korzysta w Polsce prawie 6000 punktów gastronomicznych.

Sprzedaż i zarządzanie

System gastronomiczny Gastro składa się z dwóch programów:

• Gastro POS służy do sprzedaży kelnerskiej i barmańskiej na ekranach dotykowych. Program powstał w celu wyeliminowania ograniczeń funkcjonalnych, jakie stwarzało posługiwanie się kasą fiskalną.
• Program Gastro SZEF prowadzi gospodarkę magazynową firmy w oparciu o dokumenty magazynowe oraz sprzedaż zrealizowaną na stanowiskach kelnerskich.

GASTRO POS

Program Gastro POS stanowi samodzielny program sprzedaży kelnerskiej i barmańskiej na ekranach dotykowych. Powstał w celu wyeliminowania ograniczeń funkcjonalnych, jakie stwarzało posługiwanie się na stanowisku kelnerskim/barmańskim kasą fiskalną. Obsługa programu GASTRO POS przypomina pracę na zwykłej kasie z tą różnicą, że klawisze są wyświetlane na ekranie a wybór potraw jest prosty i intuicyjny, przy tym nieporównywalnie szybszy. Identyfikacja kelnera astępuje wg kodu lub z użyciem karty magnetycznej. System przewyższa ergonomią oraz swoimi możliwościami każdą kasę gastronomiczną. Połączenie Gastro POSa z programem Gastro SZEF tworzy zintegrowany system rozliczenia gastronomii - od dostaw po sprzedaż i wydanie potraw.

Funkcje programu Gastro POS

• obsługa poprzez ekran dotykowy
• identyfikacja kelnera kodem lub kartą magnetyczną,
• rejestracja czasu pracy personelu,
• możliwość wprowadzenia systemu kasjersko-kelnerskiego (kasjer bonuje za kelnera - z pełną kontrolą rozliczeń),
• zakładanie nowych rachunków na stoły, osoby lub grupy, zmiana obsługi stołu, łączenie lub rozdzielanie rachunków, otwieranie rachunków na wynos z dostawą lub bez,
• stały podgląd rachunku,
• całość menu na klawiszach bezpośredniego dostępu,
• graficzna reprezentacja lokalu - możliwość prowadzenia sprzedaży wprost z grafika,
• możliwość bonowania za pomocą kodu PLU oraz czytnika kodów kreskowych (w sklepie hotelowym),
• Współpraca z drukarka kuchenną: wydruk zamówień na drukarkach zamówień w kuchni i barze np.: POSIFLEX AURA PP7000/PP5600, CITIZEN iDP3420 / 3421 / 3423, EPSON TM-U210, TM T88, STAR SP300, POSNET
• elastyczne kształtowanie cen: 4 poziomy cen oraz funkcja happy hours (automatyczne przestawianie poziomu cen o zaprogramowanej godzinie), możliwość zaprogramowania cen zależnych od dnia i czasu bonowania (tzw. ceny bowlingowe),
• możliwość korekt rachunków przed i po wydrukowaniu zamówienia (z możliwością ustalania uprawnień do wykonania korekt),
• możliwość ustalenia czasu wydania potraw w kuchni i bufecie,
• rabaty, obsługa kart magnetycznych stałego klienta (karty rabatowe);narzuty, serwisy hotelowe,
• łatwe wprowadzanie modyfikacji, np.zastąpienie jednego składnika potrawy innym np. frytki zamiast ziemniaków,
• możliwość zdefiniowania grupy dodatków do danej potrawy,
• dodatkowe informacje - wydruk informacji dla kuchni np. bez soli, przysmażone, itd.,
• współpraca z systemami hotelowymi i specjalistycznymi urządzeniami,
• współpraca z systemami hotelowymi CHART, FIDELIO, SIHOT i inne,
• współpraca z automatycznymi dozownikami piwa, napoi i alkoholi firm HARTEK, DRINKOMAT, EUREKA BarCent 305,
• współpraca z wagami,
• współpraca z bonownikami kelnerskimi (palmtop),
• współpraca z systemami kamer Novus i Geovision - do obrazu z kamery POS dokłada informacje o aktualnie wykonywanych operacjach na kasie oraz datę i godzinę,
• obsługa dowolnych form płatności: gotówka, karty kredytowe, czeki,
• możliwość przerzucenia rachunku do recepcji hotelowej,
• płatność kartą magnetyczną - wewnętrzna sprzedaż bezgotówkowa polegająca na wykupieniu przez klienta na wstępie do dużego rozległego lokalu magnetycznej karty depozytowej z określonym limitem,
• wydruk rachunków blankietowych na specjalizowanych drukarkach rachunków: CITIZEN CBM-820, EPSON TM-U295 lub typowych drukarkach atramentowych i laserowych,
• zakończenie rachunkiem wstępnym (do zaakceptowania przez klienta w eleganckich lokalach), paragonem fiskalnym, fakturą,
• zamawianie pizzy dzielonej na różne rodzaje,
• tryb szybkiej sprzedaży dla lokali typu fastfood.
• Obniżenie kosztów szkoleń: możliwość zdefiniowania w systemie kelnera jako ucznia - pozwala to na szkolenie personelu (symulacja sprzedaży bez wpisów do prawdziwej bazy danych).
• Współpraca z drukarkami fiskalnymi: WIKING - NOVITUS POSNET ELZAB EMAR-DUO INNOVA VENTO TORELL ANDROS
• Gastro umożliwia wydruk na jednej drukarce fiskalnej z kilku komputerów POS poprzez spooler DFSERWIS.

Liczne raporty

System Gastro posiada bardzo bogaty moduł raportujący. System umożliwia wykonywanie wielu raportów z aktualnej zmiany, jak i ze zmian archiwalnych, między innymi:

• rejestr VAT
• raport kasowy
• raport kelnerski
• raport utargów
• raport o udzielonych rabatach
• raport wykonanych storn
• raport sprzedaży wg PLU
• raport sprzedaży wg grup towarowych
• raport sprzedaży na karty rabatowe

Moduły i interfejsy do programu Gastro POS

Program Gastro POS posiada wiele specjalistycznych rozszerzeń usprawniających pracę lokalu gastronomicznego oraz umożliwiając połączenie z wieloma urządzeniami:

• obsługa automatycznych dozowników,
• współpraca z dowolnym programem hotelowym,
• interfejs do wagi,
• interfejs "druga firma",
• interfejs do terminali kart płatniczych,Transakcje w programie dla gastronomii Gastro POS mogą być realizowane przy użyciu terminala kart płatniczych. Na rynku istnieją dwa sposoby realizowania płatności za pomocą kart płatniczych: Za pomocą fizycznego terminala kart płatniczego lub Za pomocą aplikacji TRANZ, CELTO, MPAY, 9000
• moduł dostaw na telefon ("deliwerka"),
• podgląd sali przez kierownika + serwer bonowników,
• system audiowizualny do realizacji zamówień w kuchni.

Program Gastro POS posiada wiele specjalistycznych rozszerzeń usprawniających pracę lokalu gastronomicznego oraz umożliwiając połączenie z wieloma urządzeniami:

• Automatyczne dozowniki do alkoholi i napoi:

Gastro POS współpracuje z automatycznymi dozownikami alkoholi np. piwa i napoi następujących firm:

• HARTEK
• DRINKOMAT
• EUREKA BarCent 305

Dzięki współpracy z automatycznymi dozownikami jesteśmy w stanie dokładnie skontrolować ilość sprzedanych napoi w Gastro POS z ilością, która faktycznie została wydana dzięki raportom pochodzącym z liczników w automatycznych dozownikach.

Współpraca z programami hotelowymi

Gastro POS umożliwia współpracę z następującymi programami hotelowymi:

• Simprom,
system dla hotelu CHART (bez dodatkowych opłat),
• Olimpic,
• DMPlaza,
• VIVO,
• Pensionnaire,
• Fidelio,
• Briliant,
• SAS,
• SIHOT,
• Krak,
• Gość

Zaletą współpracy Gastro POS z programami hotelowymi np. programem CHART jest to, iż całe obciążenia gastronomiczne można automatycznie przesłać na pokój gościa hotelowego. Cała operacja jest bezgotówkowa i bezpieczna.

Interfejs obsługi "Druga firma"

Dla klientów, którzy w jednym lokalu posiadają dwie firmy, firma Softech przygotowała specjalny moduł "Interfejs druga firma". Dzięki temu modułowi możemy podzielić sprzedaż w lokalu na dwie firmy, np. artykuły alkoholowe i tytoniowe będą rozliczane na firmę X, natomiast pozostałe artykuły na firmę Y. Obie firmy mogą posiadać oddzielne drukarki fiskalne, drukarki bonów kuchennych, itp.

Interfejs do wagi

System Gastro POS ma możliwość współpracy z wagami. Do systemu systemu można podłączyć wagi następujących producentów:
• CAS,
• Medesa,
• Axis,
• FAWAG S.A.

Obsługa sprzedaży na wynos - dostawy na telefon.

Połączenie programu GastroPOS z centralami SLICAN tworzy kompletny system realizacji zamówień potraw przez telefon, nazywany czasami "Deliwerka". Dzięki zastosowaniu naszego systemu weryfikacja zamówienia odbywa się automatycznie, pozwalając jednocześnie na premiowanie stałych klientów. Program GastroPOS został wyposażony w mechanizm wczytywania mapy terenu dostawy, który umożliwia rozpoznawanie poprawności adresu dostawy podawanego przez klienta oraz wprowadzanie komentarzy na temat poszczególnych lokalizacji. Program weryfikuje oraz zapamiętuje wszystkich klientów kierując się numerem telefonu podawanym przez klienta. Pozwala to unikać oszustw oraz jednocześnie rozpoznawać stałych klientów, których można premiować różnego rodzaju rabatami lub innymi formami promocji.

Stosując system GASTRO, firmy gastronomiczne uzyskują następujące korzyści:

• szybka i pewna identyfikacja klienta poprzez numer telefonu,
• brak kosztów oddzwaniania do klienta,
• zmniejszenie ilości oszustw,
• szybka i sprawna realizacja dostaw

Zdalne bonowniki - przenośne terminale POS.

Program Gastro POS może współpracować ze zdalnymi bonownikami, które pozwalają na szybszą i wydajniejszą pracę kelnerów, szczególnie w przypadku lokali o dużej powierzchni np. dyskotek i wszelkiego typu ogródkach np. piwnych, przyległych do lokalu.Zdalnym bonownikiem może być każde urządzenie posiadające wbudowaną kartę WiFi z systemem Windows Mobile. Do funkcjonowania systemu Gastro POS ze zdalnymi bonownikami niezbędna jest sprawnie działająca sieć bezprzewodowa oraz Gastro SZEF.Program Bonownik ściśle współpracuje z programem Gastro POS. Każdy rachunek otwarty na Bonowniku widoczny jest (o ile uprawnienia nadane operatorowi na to pozwalają) w POSie i na odwrót, rachunek utworzony w POSie widoczny jest na bonowniku. Każdy z rachunków możemy dowolnie modyfikować niezależnie od miejsca ich utworzenia. Jeżeli rachunek jest otwarty na POSie i próbujemy otworzyć ten sam rachunek na Bonowniku, wówczas na bonowniku pokaże się okno dialogowe informujące nas o otwartym rachunku na innej kasie, analogicznie jest w przypadku otwarcia rachunku na Bonowniku.

Aplikacja Bonownik umożliwia przeprowadzenie większości operacji dostępnych w Gastro POS-ie, a w szczególności:

• bonowanie artykułów,
• otwieranie rachunków: na stolik, z opisem, na grupę,
• możliwość tworzenia opisów do pozycji,
• stornowanie pozycji w rachunku,
• możliwość zakończenia rachunku paragonem fiskalnym
• podział rachunku.

System audiowizualny do realizacji zamówień w kuchni.

System audiowizualny usprawnia współpracę stanowiska sprzedażowego z kuchnią. W systemie audiowizualnym kelner bonuje potrawy a kucharz (na drugim Gastro POS uruchomionym w trybie audiowizualnym) widzi jakie potrawy są do zrobienia i odznacza jako gotowe te, które zrobił. Kelner wówczas widzi jakie potrawy do jakiego rachunku są zrobione i realizuje zamówienie.

Wersja Gastro POS z funkcją "Podgląd sali przez kierownika"

Jest to specjalna wersja Gastro POS umożliwiająca uprawnionym osobom do podglądu sali, czyli wglądu w otwarte rachunki bez prawa do ich zamykania.

Program Gastro SZEF.

Gospodarka magazynowa oparta na recepturach

Program Gastro SZEF prowadzi gospodarkę magazynową firmy w oparciu o dokumenty magazynowe oraz sprzedaż zrealizowaną na stanowiskach kelnerskich. Kontrola zużycia surowców Na podstawie założonych kart kalkulacyjnych program wykonuje odpowiednie rozchody składników potraw, oblicza kalkulacje, marże, wsad do kotła oraz zapotrzebowanie surowcowe. Dane programu są podstawą ewidencji materiałowej w cenach zakupu oraz gastronomicznych, również z automatyczną dekretacją do wybranych systemów finansowo-księgowych.

Gastro SZEF i Gastro POS - kompleksowe rozwiązanie dla gastronomii

Ogromną zaletą programu jest możliwość współpracy z kasami rejestrującymi lub stanowiskami kelnerskimi POS wyposażonymi w monitory dotykowe, na których rejestrowana jest sprzedaż. Pozwala to stworzyć całościowy, skomputeryzowany system rozliczenia gastronomii od dostaw surowców, obrotu wewnątrz firmy jak i kontroli rozchodów surowców z tytułu sprzedaży potraw.

Dokładne analizy i raporty.

Zastosowanie nowoczesnej technologii OLAP pozwala na tworzenie własnych analiz w dowolnym przekroju. Analizy mogą wspieraćbieżącą pracę kierownictwa np. odpowiedzą na pytanie jak funkcjonuje nowa promocja, jak i pomagać w podejmowaniu decyzji o charakterze strategicznym przez ułatwienie w wyszukiwaniu nowych trendów rynkowych i dokładniejszy wgląd w rezultaty wcześniej podejmowanych działań.

Funkcje programu Gastro SZEF

Rozliczanie magazynów i zużycia surowców w lokalu gastronomicznym.

• prowadzenie gospodarki wielomagazynowej,
• obsługa firm posiadających wiele lokalizacji zdalnych (Gastro w sieci lokali gastronomicznych),
• pozwala na wprowadzanie dokumentów dostaw PZ, przesunięć międzymagazynowych MM, rozchodów wewnętrznych, z produkcji i ze sprzedaży,
• informuje o przekroczonych stanach minimalnych, maksymalnych i zalegających magazyny,
• prezentuje stany magazynowe bieżące i wsteczne,
• prezentuje informacje o wszelkich zmianach stanów magazynowych,
• pozwala na wykonywanie rozchodów FIFO ze sprzedaży w/g zadanych receptur,

Kontrola kosztów - Food Cost

• prezentuje zużycie surowców na podstawie kart kalkulacyjnych,
• umożliwia porównanie sprzedaży z kosztem,
• wylicza ceny kalkulacyjne potraw według rzeczywistych kosztów zakupu surowców,
• umożliwia wyliczenie marży potraw wraz z sygnalizacją przekroczenia zakładanego przedziału marży optymalnej,

Rozliczanie produkcji gastronomicznej

• umożliwia produkcję wyrobów gotowych i półproduktów,
• posiada raporty produkcji dziennej,
• informuje o zmianach cen zakupu surowca w stosunku do poprzednich dostaw (kontrola dostaw),
• informuje o składnikach brakujących do przygotowania potraw,

Zaawansowana obsługa zamówień

• uzgadnia ceny i dostawy (PZ) z fakturami VAT dostawców,
• umożliwia analizę zapotrzebowania na surowce,
• posiada moduł automatycznych zamówień,

Inwentaryzacje

• umożliwia wprowadzanie dostaw metodą elektroniczną z plików lub inwentaryzatorów,
• umożliwia wprowadzanie dokumentów MM, SN za pomocą inwentaryzatora,

Usprawnienie zarządzania lokalem

• prowadzi dziennik pracy każdego kelnera, jego obroty,
• posiada moduł naliczania prowizji dla pracowników,

Rozliczenia i rabaty

• kontroluje zapłaty za dostawy i sprzedaż kredytową,
• kontroluje i prezentuje sprzedaż na karty rabatowe przy współpracy z Gastro POS,

Pozwala na planowanie imprez i wystawianie asygnat magazynowych do nich

Prezentuje raporty historii artykułów

Posiada moduł fakturujący i sprzedaży

Przejrzyste raporty

• umożliwia przejrzystą prezentację sprzedaży potraw, napoi, itp. w poszczególnych punktach sprzedaży wg różnych kryteriów i przekrojów,
• wylicza wartość przychodów, rozchodów, sprzedaży w cenach zakupu i sprzedaży oraz osiągniętą marżę na każdy dzień i miesiąc,
• szczegółowe raportowanie stanowisk sprzedaży Gastro (raport podglądowy z POS)

Obsługa gastronomii zamkniętej

• umożliwia prowadzenie diet, jadłospisów i asygnat (moduł gastronomii zamkniętej),
• prowadzi raporty żywienia dla gastronomii zamkniętej,

Eksport danych do innych systemów

• umożliwia eksport do systemów finansowo księgowych;,
• umożliwia eksport bazy towarowej do programu hotelowego CHART,
• umożliwia eksport danych do plików: xls, txt, dbf, xml,

Gastro w sieci lokali.

Centralne zarządzanie siecią restauracji

System Gastro jest skalowalny i może być wykorzystywany w sieci lokali. Najważniejszym elementem sytemu jest centralny program Gastro SZEF, który poprzez łącza internetowe, komunikuje się z lokalnymi programami Gastro.

Skuteczna centralizacja

W zależności od organizacji możliwa jest pełna centralizacja wprowadzanych danych, jak i bezpośrednio w samych lokalach. Niezależnie od tego, z niego do lokali spływają informacje o asortymencie, jakim mogą dysponować kasy, o organizacji lokalu, o wynegocjowanych cenach zakupu i zbytu, do których z kolei jak w każdym innym lokalu, podłączone są stanowiska sprzedaży Gastro POS.

Globalne raporty

W Gastro zostały przygotowane odpowiednie zestawienia umożliwiające filtrowanie danych według grup lokali, lokali i kas. Istnieje również możliwość tworzenia zestawień syntetycznych, pokazujących na przykład łączną sprzedaż danego artykułu w całej sieci lokali. W centrali można również kontrolować wprowadzone w lokalach dokumenty oraz kontrolować stany magazynowe.

Kontrola sieci

Dzięki systemowi uprawnień można ograniczyć prawa operatorów w lokalach tylko do odpowiednich, podstawowych operacji magazynowych. Dzięki takiemu systemowi można w pełni kontrolować pracę sieci lokali pod kątem efektywności sprzedaży, opłacalności produkcji, zakupu i zużycia surowców.

Konfiguracja Gastro w sieci lokali

Sieć w systemie Gastro musi być skonstruowana na zasadzie centralnego programu Gastro SZEF i połączonych do niego lokalnych programów Gastro SZEF, do których z kolei podłączone są stanowiska sprzedaży Gastro POS lub kasy fiskalne. Taki system sieciowy jest centralnie sterowany, to znaczy, że w centralnym Gastro SZEF decydujemy o asortymencie jakim mogą dysponować kasy. Z drugiej strony programy Gastro SZEF w lokalach mogą wysyłać dokumenty magazynowe, sprzedaży i kasowo-bankowe do centralnego Gastro . W ten sposób w centralnym Gastro, po pobraniu danych z lokalizacji, istnieje możliwość wykonywania dokładnie tych samych raportów, co w lokalizacji i więcej, istnieje również możliwość zestawiania sprzedaży z poszczególnych lokali.

Współpraca z kasami fiskalnymi

Ogromną zaletą programu jest możliwość podłączenia do komputera kas fiskalnych, na których rejestrują sprzedaż kelnerzy. Pozwala to stworzyć całościowy, skomputeryzowany system rozliczania gastronomii od dostaw surowców do sprzedaży potraw. Komunikacja z kasami jest dwukierunkowa. Z jednej strony program wysyła do kas informacje o artykułach (nazwy, ceny, itp.), grupach towarowych, kelnerach, rozkładzie klawiatury. Z drugiej strony pobiera z kas informacje o sprzedaży potraw, obrocie syntetycznym całej kasy oraz poszczególnych kelnerów. Dzięki takiemu rozwiązaniu kasy po wstępnym zaprogramowaniu przez serwis, nie wymagają od obsługi żadnej umiejętności programowania, gdyż całość wymiany danych prowadzona jest przez program GASTRO.

Program jest połączony z następującymi typami kas:

• OPTIMUS PS 2000 GASTRO,
• OPTIMUS PS 2000,
• OPTIMUS MALA,
• OPTIMUS TANGO,
• OPTIMUS RUMBA,
• OPTIMUS BRAVO,
• OPTIMUS BONITA,
• SHARP ER-495PF/PN,
• SHARP ER-A455,
• SHARP ER-A457,
• SHARP ER-A277,
• KASY ELZAB,
• APOLLO.RES;
• POSNET BINGO;
• POSNET COMBO;
• program sprzedaży EuroPOS firmy UPOS (a tym samym z kasami XCEL261) - wyłącznie Gastro w wersji DBF 6.xxx

Przy łączeniu kas z komputerem stosowane są rozwiązania od najprostszych - połączenie jednego komputera z kasą, do zaawansowanych - konfiguracje sieciowe z użyciem drukarek zamówień i kuchennych. Szczegółowa konfiguracja zależy od możliwości danej kasy.

Współpraca z systemami księgowymi

Gastro SZEF może eksportować dane do systemów finansowo-księgowych.

Program może współpracować z następującymi systemami księgowymi:

• Sun,
• Exact,
• Symfonia,
• Raks,
• CDN KH,
• CDN Optima od wersji 9.x,
• Navision,
• Trawers,
• ProFINN2000,
• Teta,
• Rewizor,
• eksport danych księgowych do plików: txt, xls, dbf, xml